如何通过人力资源管理系统提高企业管理水平

一、能本管理的运用

能本管理是一种以能力为本的管理，是人本管理发展的新阶段。能本管理通过采取有效的方法，最大限度地发挥人的能力，从而实现能力价值的最大化，把能力这种最重要的人力资源作为企业发展的推动力量，并实现企业发展的目标以及组织创新。能本管理源于人本管理，又高于人本管理，是人本管理的新发展。

实施能本管理的制度是其理念的外在表现，也是能本管理中较具实质性的部分。能本管理的制度安排主要体现在用工制度、用人(人事)制度、分配制度和领导制度四个方面。第一，用工制度。企业必须打破身份界限、特权门第和人情关系对用工的干扰，根据才能选人才，按照人才的特点用人才。第二，人事制度。企业力戒在少数人圈内根据人情关系、领导印象和主观好恶用人、选拔人，主要根据德才兼备和政绩用人，把有能力有业绩的人推到重要的、合适的工作岗位上。第三，分配制度。能本管理要求在工资制度上，实行按能绩分配，根据人的学历、能力、岗位贡献分配工资或收入。在奖惩上，实行各尽所能、多劳多得的原则，根据贡献大小实行不同层次、不同程度的奖励。第四，领导制度。进入企业领导班子成员的人，必须是有能绩且是重能绩、凭能绩进入的人，领导班子的结构组成要注重能力互补原则。领导班子成员作为管理主体，必须具有管理的能力。作为管理的组织领导核心，要有能力建立一种使每个人的能力得到充分正确发挥的机制，从而使班子领导成员能尽心尽责发挥其能力，使下属能各尽其能，凭能力在企业中立足。

二、人力资源管理职能外包

企业人力资源管理职能外包，是指企业把非核心的人力资源管理交由专业的人力资源管理公司承担。国外企业人力资源管理职能外包的实践表明，实施人力资源管理职能外包，可以获得五个方面的好处：第一，可以得到外部(社会)专业化的人力资源服务。第二，可以获得最新的人力资源信息技术。第三，可以消除时间压力，提供及时(JIT)服务。如果公司处在初创期或处于生产技术更新换代时期，需要招聘许多新员工，而此时公司又没有时间招聘或培训招聘人员，通过外包即能及时解决这一难题。第四，可以节约管理成本。很多公司为了节省成本而采取外包形式。这种外包一般必须与公司内竞争力资源分配相协调，将公司内非核心职能外包，利用外包商的规模经济效应而降低企业运行成本。第五，可以降低人力资源投资风险。由于企业所处的环境，使得它对人力资源的市场了解远比不上咨询公司。如果企业将一些特殊的或关键岗位的填补招聘工作外包给咨询公司可降低人力资源投资风险。

应当看到，人力资源管理职能外包会产生一些负面影响：一是对员工利益的冲击。外包人力资源管理职能，必然影响到人力资源部门中的一些员工的自身利益。一些员工或者被辞退，或者被换岗，或者被取消或减少训练的机会等。这些问题如果处理不当，都会在不同程度上影响员工的积极性。二是内部人才和外部人才平衡的问题。如果疏忽内部人才的作用，则会挫伤他们的工作积极性。但如果通过外包，能够腾出内部人才的时间和精力，使他们专注于更重要的工作，充分发挥其专长，则能吸引和留住高素质的人才。三是退出外包的问题。如果一个公司将人力资源信息管理外包，那么在外包商那里就建立了公司知识资本的数据库。一旦公司想自己承担此工作或者想外包给另一家服务更好的公司，就得与当初的外包公司解除外包关系。这时，则会涉及到如何处理与原外包商的关系以及如何避免公司人力资源信息泄漏或缺损等问题。四是可控性问题。外包并不意味着放弃责任，而是应该不断监控和评价外包商的工作进度和业绩，以达到预期的目的。然而，事实上由于外包商是一个外部独立运作的实体，双方是合作伙伴关系而不是隶属关系，因此，对对方的合作行为往往不易控制。

三、HRMS（人力资源管理系统）的广泛应用

HRMS简单地说就是利用专门的软件通过计算机进行企业人力资源的管理。它的起源可以追溯到20世纪60年代末期，由于当时计算机发展水平的限制，HRMS只不过是一种自动计算薪资的工具。90年代末，由于个人电脑的普及，数据库技术、客户/服务器技术，特别是Internet/Intranet技术的发展，出现了现代人力资源管理系统。现代人力资源管理系统的特点是从人力资源管理的角度出发，用集中的数据库将几乎所有与人力资源相关的数据(如薪资福利、招聘、个人职业生涯的设计、培训、职位管理、绩效管理、岗位描述、个人信息和历史资料)统一管理起来，形成了集成的信息源。友好的用户界面，强有力的报表生成工具、分析工具和信息的共享使得人力资源管理人员得以摆脱繁重的日常工作，集中精力从战略的角度来考虑企业人力资源规划和政策。

HRMS包括五个方面的功能，即薪资和福利计算、培训管理、考勤管理、人力资源管理和基于Internet/Intranet的人力资源管理。

1．薪资和福利计算程序。这类程序通常可用于管理企业薪资和福利计算的全过程，其中包括企业的薪资和福利政策设定、自动计算个人所得税、自动计算社会保险等代扣代缴项目。程序还可以根据公司的政策设置并计算由事假、病假、婚假、丧假等带薪假期以及迟到、早退、旷工等形成的对薪资和福利的扣减，能够设定企业的成本中心并按成本中心将薪资和总账连接起来，直接生成总账凭证，还能存储完备的历史信息供查询和生成报表。

2．培训管理系统。培训管理系统一般通过培训需求调查、预算控制、结果评估和反馈以及培训结果记载等手段，实现培训管理的科学化，并且和人力资源信息有机地联系起来，为企业人力资源的配备和员工的升迁提供科学的依据。

3．考勤管理程序。为了有效地记载员工的出勤情况，很多企业购置了打卡机、考勤机等设备。考勤管理程序一般都与这些设备相接，根据事先编排的班次信息，过滤掉错误数据，生成较为清晰的员工出勤报告，并可转入薪资和福利程序中，使考勤数据与薪资计算直接挂钩。其生成的文档还可作为历史信息保存，用于分析、统计和查询。

4．人力资源管理系统。人力资源管理系统从科学的人力资源管理角度出发，从企业的人力资源规划开始，一般包括招聘、岗位描述、培训、技能、绩效评估、个人信息、薪资和福利、各种假期、到离职等与员工个人相关的信息，并以一种相容的、一致的、共享的、易访问和检取的方式储存到集中的数据库中，从而将企业内员工的信息统一地管理起来。其灵活的报表生成功能和分析功能使得人力资源管理人员可以从繁琐的日常工作中解脱出来，将精力放到更富有挑战性和创造性的人力资源分析、规划、员工激励和战略等工作中去。完整的历史信息记载了员工从面试开始到离职整个周期的薪资、福利、岗位变迁、绩效等信息。同时由于这类系统可管理较全面的人力资源和薪资数据，因而还可以生成许多综合性的报表供企业决策人员参考，如生成按岗位的平均历史薪资图表，员工配备情况的分析图表，个人绩效与学历、技能、工作经验、接受过的培训等关系的分析等。

5．EHR。EHR实际上是一种基于Internet/Intranet的人力资源管理系统，它强调员工的自助服务，如果员工的个人信息发生了变化，他本人就可以去更新自己的信息，经过一定的批准程序即可生效。同样，对于培训、假期申请、报销等日常的行政事务也可作类似处理。这样不仅减轻了人力资源管理人员用于数据采集、确认和更新的工作量，也较好地保证了数据的质量和数据更新的速度。而且由于Internet不受时间和地理位置的限制，即使经理远在国外，他也可以及时地处理其员工的各种申请，不会因为人不在公司而影响工作。同时，公司的各种政策、制度、通知和培训资料也可以通过这种渠道来发布，有效地改善公司内部沟通途径。EHR对公司的硬件环境、员工的素质和公司的管理水平都提出了较高的要求。

应用人力资源管理系统可以有效提高企业的管理水平。在实施人力资源管理系统后，经过整合的、较为全面、准确、一致和相容的信息不仅可以让企业领导对本企业人力资源的现状有一个比较全面和准确的认识，同时也可以生成综合的分析报表供企业领导人在决策时参考。如在薪资普调或薪资体系变更前，生成按岗位的历史薪资分析报告等，可辅助企业领导决策科学化。

实施人力资源管理系统的过程本身也包含着回顾企业本身的机构和岗位设置、管理流程、薪资体系等，并根据软件中所蕴涵的先进管理思想采改变现行的体系。在实施的过程中可以看到这样一种现象：管理水平相对较高的企业，实施工作往往会比管理水平相对较低的企业容易，而管理水平较低的企业在实施过程中也会迅速地暴露出本企业在人力资源管理中存在的问题。同时，实施过程也是一个反思先行制度，重组管理流程，改进和提高管理水平的契机。

要想通过人力资源管理系统来提高企业的管理水平，光是选取一个好的或比较好的、适合本企业特点的人力资源管理软件还是远远不够的。人力资源管理软件通常只是一个通用的系统框架，它提供诸如报表生成、查询等辅助工具协助使用者工作。作为一种通用的系统，它适用于多种行业和企业的需要，能够处理各种各样包括规范的和不规范的、普遍存在的和特殊的、相对简单的和错综复杂的情景。因此，实施中根据企业的实际情况和企业所在地的政策法规，进行给这个骨架里添血添肉的工作就非常重要。毫不夸张地说，人力资源管理系统项目成功与否的关键就在于这种被称为实施过程添血添肉的工作。